Uso y configuración de una lista de distribución (lista de correo)

¿Qué es una lista de correo?

Una lista de correo o lista de distribución permite enviar mensajes a múltiples destinatarios o subscriptores. La lista de correo tiene una dirección, por ejemplo informacion@listas.ucr.ac.cr. Si algún usuario escribe a esta dirección, el mensaje llegará a todas las direcciones de correo suscritas a la lista.

Es posible controlar quién tiene permitido enviar mensajes a la lista de correo. Además el sistema puede enviar mensajes tanto a correos institucionales (nombre.apellido@ucr.ac.cr) como de servicios de terceros (Gmail, Yahoo! Mail, etc.).

Nótese que el envío de mensajes se hace de la misma manera que a cualquier dirección de correo electrónico, solo se necesita conocer la dirección de correo de la lista de distribución.

La configuración de la lista de distribución y los suscriptores los gestiona un usuario administrador, accediendo a una interfaz administrativa en el sistema de listas de correo.

Utilizar una lista de correo representa varias ventajas, entre las que destacan:

• Facilita hacer envíos masivos.
• Facilita la comunicación entre usuarios de un grupo.
• Permite gestionar los suscriptores con facilidad.
• Evita que los mensajes sean bloqueados por filtros de spam.

Ingresando a la interfaz de administración

Para configurar la lista de correo o para gestionar la lista de direcciones ingrese a la interfaz administrativa, vía web, de la siguiente manera:

1. Ingrese a http://listas.ucr.ac.cr
2. Identifique el nombre de la lista de correo a gestionar y haga clic en el enlace para visualizar la página de información.
3. Desplácese al pie de página y haga clic en Interfaz administrativa de....
4. Ingrese la clave del administrador.
5. Presione el botón Con permiso....

Configuración inicial

Dependiendo del uso que se le dará a la lista de correo, puede configurarse de varias maneras.

Caso 1: Envío de información

En este caso la Unidad envía mensajes, desde una dirección de correo autorizada, con información de interés. Ningún usuario suscrito podrá hacer envíos. Útil cuando se desea enviar información a estudiantes, profesores o bien personas interesadas en un servicio que se brinde.

Diríjase a:

Opciones de recopilaciones

1. En la opción ¿Pueden elegir los suscriptores recibir el tráfico de... seleccione No.
2. Presione Enviar los cambios.

Continúe en:

Opciones de privacidad… → Reglas para la suscripción

1. En ¿Se requiere el visto bueno del moderador para las solicitudes de desuscripción...
   • Seleccione No si los usuarios tienen permitido desuscribirse
   • Seleccione Si si no se permite que los usuarios de desuscriban. Esta opción es útil para listas de correo donde se envían comunicados oficiales.
2. Presione Enviar los cambios.

Ahora diríjase a:

Opciones de privacidad… → Filtrado del remitente

1. Filtros para suscriptores
   1. En Si no se indica otra cosa, ¿Deben ser moderados los envíos de suscriptores nuevos? seleccione Si.
   2. En Acción a realizar cuando un suscriptor moderado envíe... seleccione Rechazar.
   3. En Texto que se incluirá en las notificaciones de rechazo... escriba el texto que será enviado al usuario cuando se le rechace un mensaje. Se sugiere algo como “Estimado usuario, si desea contactarnos puede escribir a la dirección correo.oficial@ucr.ac.cr”.
2. Filtros para direcciones no suscritas
   1. En Lista de direcciones no suscritas cuyos envíos deben ser aceptados... escriba la dirección desde donde se enviarán los mensajes de correo.
   2. En Acción a tomar para los envíos procedentes de aquellos no suscritos... seleccione Rechazar.
   3. En ¿Deberían reenviarse al moderador de la lista los mensajes... seleccione No.
   4. En Texto a incluir en los avisos de rechazo... escriba el texto que será enviado al usuario cuando se le rechace un mensaje. Se sugiere algo como: “Estimado usuario, si desea contactarnos puede escribir a la dirección correo.oficial@ucr.ac.cr”.
3. Presione Enviar los cambios.

Nota: si ya tiene suscriptores y cree que estos no están moderados, diríjase a:

Administración de los suscriptores… → Lista de suscriptores

1. En Activar el bit de moderación de cualquiera, incluyendo a... marque la opción Activar
2. Presione Establecer.

Caso 2: Lista de correo participativa

En este otro caso, todos los usuarios suscritos pueden enviar mensajes a la lista, de manera que cualquiera pueda responder. Útil para grupos que deseen discutir sobre un tema determinado o para brindar ayuda comunitaria en alguna área.

Diríjase a:

Opciones de privacidad… → Reglas para la suscripción

1. En la opción ¿Que pasos hacen falta para la subcripción? seleccione:
   • Confirmar para que los usuarios puedan suscribirse automáticamente. Se les enviará un mensaje para que confirmen su dirección de correo.
   • Confirmación y aprobación para que la suscripción se complete solo cuando un administrador la apruebe.
2. Presione Enviar los cambios.

Diríjase a:

Opciones de privacidad… → Filtrado del remitente

1. Filtros para suscriptores
   1. En Si no se indica otra cosa, ¿Deben ser moderados los envíos de los suscriptores nuevos? seleccione:
      • Si, si desea que los mensajes de los nuevos usuarios deban primero ser aprobados por un moderador. El moderador, además de aprobar mensajes, tendrá la opción de desactivar la moderación del usuario para que este pueda seguir enviando mensajes sin que se retengan.
      • No, si desea que los nuevos usuarios puedan enviar mensajes sin que pasen por ninguna revisión.
   2. En Acción a realizar cuando un suscriptor moderado envíe... seleccione Retener.
2. Filtros para direcciones no suscritas
   1. En Acción a tomar para los envíos procedentes de aquellos no suscritos... seleccione Rechazar.
   2. En ¿Deberían reenviarse al moderador de la lista los mensajes... seleccione No.
   3. En Texto a incluir en los avisos de rechazo... escriba el texto que será enviado al usuario cuando se le rechace un mensaje. Se sugiere algo como: “Estimado usuario, para enviar mensajes a esta lista de correo, primero debe suscribirse en http://listas.ucr.ac.cr/mailman/listinfo/nombre.de.la.lista”.
3. Presione Enviar los cambios.

Para definir moderadores vaya a:

Claves

1. En Indique la clave nueva del moderador escriba la contraseña que compartirá con todos los moderadores.
2. En el campo de abajo confirme la contraseña escribiéndola nuevamente.
3. Presione Enviar los cambios.

Note que en este sistema solo se necesita la contraseña, sin ningún nombre de usuario, para ingresar como moderador. Los moderadores no tienen acceso a las opciones de administración.

Por último diríjase a:

Opciones generales

1. En Las direcciones de correo electrónico de los moderadores de la lista... escriba las direcciones de correo de los usuarios moderadores, una por línea.
2. Presione Enviar los cambios.

Cada vez que se requiera la acción de un moderador, por ejemplo cuando se deba aprobar un mensaje, se le enviará un correo a todos las direcciones indicadas para moderación. Estos podrán ingresar con la contraseña previamente definida. Los moderadores no tienen acceso a las opciones de administración.

Gestión de suscriptores

Para ver la lista de direcciones suscritas y realizar algunas tareas básicas diríjase a:

Administración de los suscriptores… → Lista de suscriptores

Se le mostrará una tabla. El enlace que se muestra sobre dicha tabla despliega la descripción de cada columna. Entre estas destacan:

• Desuscribir: si se marca esta casilla y luego el botón “Enviar los cambios”, la respectiva dirección de correo será eliminada y no recibirá más mensajes.
• Mod: si está marcado, cada mensaje de este usuario será moderado, es decir se retendrá a la espera de que un administrador lo apruebe.
• Sin correo: si está marcado, el usuario no recibirá los correos, pero se conservan los permisos de envío a la lista.
• Agrupado: si está marcada el usuario no recibirá los mensajes de uno en uno conforme se envíen a la lista de correo, si no que agrupados en uno solo al final del día.

Añadiendo direcciones de correo

Para añadir una o más direcciones de destinatarios diríjase a:

Administración de los suscriptores… → Subscripciones masivas

Y siga los siguientes pasos:

1. En la opción ¿Suscribir a este nuevo grupo o... seleccione Subscribir.
2. En ¿Mandar el mensaje de bienvenida... seleccione No.
3. En ¿Mandar notificaciones al propietario... seleccione No.
4. En el cuadro de texto Introduzca a continuación cada dirección... escriba las direcciones, una por cada línea.
5. Presione el botón Enviar los cambios.

Eliminando direcciones de correo

Si desea eliminar direcciones de correo de la lista, diríjase a:

Administración de los suscriptores… → Bajas masivas

Y siga los siguientes pasos:

1. En la opción ¿Mandar la confirmación de... seleccione No.
2. En ¿Mandar notificaciones al propietario... selecciones No.
3. En el cuadro de texto Introduzca a continuación cada dirección... escriba las direcciones, una por cada línea.
4. Presione el botón Enviar los cambios.

Para aprender más

Como verá esta guía ofrece los pasos básicos para configuraciones típicas de la Universidad, sin embargo el sistema utilizado, llamado Mailman, permite una mayor personalización según las necesidades.

Observe que cada opción ofrece una descripción detallada, usualmente a través del enlace que se muestra en cada una de ellas, así que no dude en consultar esta información y así tener un mayor control del sistema.